X12 838 — Trading Partner Profile

Le 838 transmet le profil complet d'un trading partner : identifiants, capacités EDI, certifications (8(a), SDB, woman-owned), points de contact, banking info.

Objet

Le 838 documente l'enregistrement formel d'un trading partner dans un système — SAM.gov (System for Award Management) pour le federal, supplier master pour le privé. Il porte DUNS / UEI, NAICS codes, certifications small business, EDI capabilities, banking pour ACH.

Il sert d'enregistrement de référence avant qu'un contrat puisse être awardé. Acquitté par 997. Mises à jour sont fréquentes (changement de banking, nouvelle certification, contact).

Structure d'enveloppe

Le 838 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group TP, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

ISA*00*          *00*          *ZZ*CONTRACTOR    *ZZ*SAMREGISTRY   *260515*1100*U*00401*000000838*0*P*>~
GS*TP*CONTRACTOR*SAMREGISTRY*20260515*1100*1*X*004010~
ST*838*0001~
BGN*00*TPP-2026-ACME*20260515~
N1*SE*ACME CONSTRUCTION*24*EIN-ACME*1*UEI-ACME12345678~
N3*123 BUSINESS WAY~
N4*HOUSTON*TX*77001~
REF*ZZ*NAICS-237310~
REF*ZZ*CERT-SDB-VERIFIED~
PER*IC*MARK ROBERTS*EM*mroberts@acme.com~
REF*ZZ*EDI-AS2-ENABLED~
SE*10*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000838~

Segments courants

• Header — ST, BGN.
• Partner — N1*SE (avec UEI / DUNS), N3/N4.
• Classification — REF*ZZ (NAICS), REF*ZZ (certifications — SDB, WOSB, HUBZone).
• Contact — PER (Contact Information).
• EDI capabilities — REF*ZZ (AS2, OFTP, web portal).
• Summary — SE.

Pièges courants

• DUNS retirement : DUNS a été remplacé par UEI (Unique Entity Identifier) en avril 2022 ; un 838 actuel doit porter UEI, le DUNS seul est obsolète.
• Certification expiry : 8(a), WOSB, HUBZone sont à durée limitée ; un 838 avec une certification expirée bloque l'éligibilité aux set-asides correspondants.
• Banking change : un changement de banking doit déclencher un 838 update et une re-validation Treasury OFAC — pas une mise à jour silencieuse.

Transactions liées

• 567
• 568
• 805
• X12 — Hub

Documentation

Le code 838 et le nom Trading Partner Profile sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.