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X12 146 — Request for Student Educational Record (Transcript)

Le 146 transmet une demande de relevé de notes (transcript) entre un établissement destinataire et l'établissement émetteur d'origine.

Objet

Le 146 documente une demande structurée de transcript : l'établissement demandeur (université d'admission, employeur, agence d'évaluation) identifie l'étudiant et l'établissement source, précise le type de transcript (officiel, non-officiel, partiel, complet), la finalité (admission, licensure, employment), et le canal de retour attendu.

Il est le pendant transactionnel du 130 (le transcript lui-même) : le 146 est la requête, le 130 est la réponse. Acquitté par 997. Le pipeline complet est rythmé par 146 → 131 (acknowledgment côté source) → 130 (transcript) → 131 (acknowledgment côté demandeur).

Structure d'enveloppe

Le 146 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group RT, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

x12 example-146.x12 
ISA*00*          *00*          *ZZ*ADMITUNIV      *ZZ*SOURCEHS      *260514*1100*U*00401*000000146*0*P*>~
GS*RT*ADMITUNIV*SOURCEHS*20260514*1100*1*X*004010~
ST*146*0001~
BGN*00*RT-2026-0042*20260514~
NM1*IL*1*DOE*JANE*A***34*SSN-LAST4-1234~
DMG*D8*20040712*F~
N1*ZZ*ADMIT UNIVERSITY*24*EIN-ADMIT~
N1*FA*SOURCE HIGH SCHOOL*24*CEEB-077321~
REF*ZZ*OFFICIAL-TRANSCRIPT~
PER*IC*REGISTRAR*EM*registrar@admit.edu~
SE*9*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000146~

Segments courants

  • Header — ST, BGN (Beginning Segment).
  • Étudiant — NM1*IL (Individual), DMG, N3/N4.
  • Demandeur / Source — N1*ZZ (Requestor), N1*FA (Source Institution), avec codes CEEB / IPEDS / OPEID.
  • Type — REF qualifié (OFFICIAL-TRANSCRIPT, UNOFFICIAL-TRANSCRIPT), PER contact pour livraison.
  • Summary — SE.

Pièges courants

  • FERPA disclosure : le 146 doit pointer une release FERPA signée ; sans cette autorisation l'établissement source ne peut transmettre un 130 même si la demande est techniquement valide.
  • CEEB vs IPEDS : pour les lycées US le code est CEEB (6 chiffres) ; pour les universités c'est IPEDS / OPEID. Confondre fait dérouter le 146 vers la mauvaise institution.
  • Transcript non officiel : un 146 pour UNOFFICIAL ne déclenche pas le sceau institutionnel ; ne pas demander UNOFFICIAL pour une admission qui exige OFFICIAL — l'admission rejette à la livraison.

Transactions liées

Documentation

Le code 146 et le nom Request for Student Educational Record (Transcript) sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.