X12 940 — Warehouse Shipping Order

Le 940 est l'ordre d'expédition envoyé par un client (shipper, owner of goods) à son entrepôt 3PL : instructions pour préparer et expédier un envoi depuis un stock géré en compte de tiers.

Objet

Le 940 documente l'instruction d'expédition au warehouse : référence client, parties (ship-from = warehouse, ship-to = consignee), lignes marchandise à prélever (SKU, quantité), instructions de transport (carrier choisi, mode, accessorials), date et fenêtre de pickup, instructions spéciales (special handling, packaging, labeling).

Il déclenche le picking, le packing et le tendering au carrier. Acquitté par 997, il est typiquement suivi d'un 945 (Warehouse Shipping Advice) une fois l'envoi parti, et d'un 947 (Warehouse Inventory Adjustment) pour les écarts de stock.

Structure d'enveloppe

Le 940 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group OW, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

ISA*00*          *00*          *ZZ*ACMERETAIL    *ZZ*ACME3PL       *260514*0930*U*00401*000000940*0*P*>~
GS*OW*ACMERETAIL*ACME3PL*20260514*0930*1*X*004010~
ST*940*0001~
W05*N*SO-2026-77912*PO78901*REL-0001~
N1*ST*ACME EU GMBH*92*C-0042~
N3*45 RUE DE LA PAIX~
N4*PARIS**75002*FR~
N1*SF*ACME 3PL WAREHOUSE 12*92*WH-12~
N9*PO*PO78901~
G62*10*20260516~
W66*PP*M*ACMECARRIER**OF*FCA~
LX*1~
W01*30*CA*UP*012345678905*VN*SKU-12345~
G69*ELECTRONICS COMPONENTS~
W76*30*450*L*68*M3~
SE*12*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000940~

Segments courants

• Header — ST, W05 (Shipping Order Identification : type, n° SO, n° PO référence).
• Parties — N1*ST (Ship To / Consignee), N1*SF (Ship From / Warehouse), N3/N4.
• Référence client — N9*PO (PO origine), G62 (date pickup).
• Transport — W66 (Warehouse Carrier Information : modalité, carrier, accessorials).
• Lignes — boucle LX avec W01 (Line Item : quantité, unité, identifiers), G69 (description).
• Summary — W76 (Total Item Summary), SE.

Pièges courants

• Référence client vs SO warehouse : W05 doit porter à la fois le SO warehouse et la référence client (PO) ; sinon la réconciliation 940 → 945 → 856 → 810 casse.
• Transport prepaid / collect : W66 doit refléter exactement le terme commercial — incoherence avec le contrat retail = facturation en double ou litige.
• Stock disponibilité : le 940 part du principe que le stock est disponible ; si rupture, le warehouse doit émettre un 947 ou un short-ship advice rapidement, sinon le 945 sera incomplet sans explication.

Transactions liées

• 943
• 944
• 945
• 947
• 856
• X12 — Hub

Documentation

Le code 940 et le nom Warehouse Shipping Order sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.