X12 823 — Lockbox

Détail des encaissements lockbox d'une banque vers son client : chaque chèque ou virement reçu sur un compte de collection est listé avec les remittance details, pour automatiser le cash application côté AR.

Objet de la transaction

Un lockbox est un service bancaire : le client corporate communique aux payeurs une adresse postale opérée par la banque. La banque ouvre le courrier, encaisse les chèques, scanne les bordereaux et le 823 livre l'inventaire électronique de la journée : pour chaque paiement reçu, montant, références facture, dates, remarques OCR. C'est le pendant collection du 820 côté payeur. Les corporates l'utilisent pour le auto-cash application : rapprocher automatiquement chaque encaissement avec les factures correspondantes dans l'ERP.

Enveloppe et structure

Le 823 utilise la triple enveloppe X12 standard avec GS01 = LB. Voici un 823 simplifié pour deux paiements lockbox d'une même journée :

ISA*00*          *00*          *ZZ*BIGBANK01      *ZZ*CORPCLIENT     *260513*0500*U*00501*000000823*0*P*>~
GS*LB*BIGBANK01*CORPCLIENT*20260513*0500*1*X*005010~
ST*823*0001~
LB*LB-WIRES-0001*20260512*1*44850.00~
N1*PR*BIG BANK*FI*987654321~
N1*PE*CORP CLIENT INC*FI*111222333~
LX*1~
LS*0100~
RMR*IV*INV-77821**4500.00*4500.00~
DTM*003*20260512~
NTE*RMR*PARTIAL PAYMENT~
LE*0100~
LX*2~
LS*0100~
RMR*IV*INV-77822**40350.00*40350.00~
DTM*003*20260512~
LE*0100~
SE*15*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000823~

Segments courants (concept)

• Header — LB Lockbox identifie la session lockbox (numéro, date, nombre de batches, montant total). N1 Originator (la banque) et N1 Reporter (le client) identifient les parties.
• Detail — chaque paiement reçu ouvre une boucle : LX Header Number, LS Loop Header (code 0100 pour le payment loop), RMR Remittance Advice Accounts Receivable Open Item Reference porte les remittance details (qualifier IV Invoice, montant payé, montant facture original). DTM pour la date de réception et la date de valeur, NTE pour les notes (PARTIAL PAYMENT, NO COUPON, etc.), LE Loop Trailer ferme la boucle.
• Summary — un seul SE.

Quand vous la croiserez

Le 823 est utilisé par tous les corporates US qui consomment des paiements à grand volume : assureurs auto, telco, utilities, ed-tech. Les banques de lockbox historiques (Bank of America, BNY Mellon, JPMorgan Treasury Services, Wells Fargo) livrent quotidiennement un ou plusieurs 823 par lockbox. Les éditeurs spécialisés en Order-to-Cash (HighRadius, Billtrust, Versapay) parsent le 823 pour alimenter leurs moteurs d'auto-cash. Modern alternative : BAI2 et CTX additions de NACHA pour les paiements ACH.

Transactions liées

• 820 — Payment Order/Remittance Advice (envoi de fonds avec remittance).
• 821 — Financial Information Reporting (soldes et mouvements agrégés). Voir 821 →
• 810 — Invoice (la facture dont 823 confirme l'encaissement).
• 997 — Functional Acknowledgment. Voir 997 →

Documentation

• x12.org/products/transaction-sets — index public, nom et code 823.
• stedi.com/edi/x12/transaction-set/823 — référence éditoriale publique, exemples.
• Implementation Guide (TR3) — disponible à l'achat sur x12.org ou auprès de DISA.