X12 130 — Student Educational Record (Transcript)

Le 130 transporte le transcript scolaire et universitaire d'un étudiant entre établissements éducatifs, employeurs, ou agences gouvernementales. Standard EDI historique du secteur éducation US.

Objet

Le 130 sert à transmettre le dossier académique d'un étudiant : identité, cursus, diplômes, cours suivis avec notes et crédits, période d'études. Il est utilisé lors d'un transfert entre universités, d'une candidature à un emploi qui nécessite vérification des diplômes, ou d'une vérification administrative auprès d'une agence (NSC — National Student Clearinghouse).

En pratique, le standard PESC XML (Postsecondary Electronic Standards Council) a largement remplacé le 130 dans le secteur universitaire US, mais le 130 reste rencontré chez les secondary education systems et certains employeurs grand-compte.

Structure d'enveloppe

Le 130 voyage dans un functional group TR (Transcript). Exemple didactique en 004010 :

ISA*00*          *00*          *ZZ*ACMEUNIV      *ZZ*ACMEEMPLOYER  *260514*1000*U*00401*000000130*0*P*>~
GS*TR*ACMEUNIV*ACMEEMPLOYER*20260514*1000*1*X*004010~
ST*130*0001~
BGN*00*TRN-2026-001*20260514~
NM1*1P*1*DOE*JANE****34*123456789~
N1*BL*ACME UNIVERSITY*92*UN-0001~
LX*1~
ASM*PD*UG*1*120*4.0*Bachelor of Science Computer Science~
DTP*102*D8*20250515~
SE*7*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000130~

Le BGN ouvre la transaction. NM1 identifie l'étudiant (qualifier 1P / Patient / Student avec n° SSN). N1 identifie l'institution émettrice (BL = Building / Place). La boucle LX contient l'ASM (Academic Summary) avec diplôme, niveau, crédits, GPA, intitulé. Le DTP précise la date d'obtention.

Segments courants

• Header — ST, BGN (Beginning Segment).
• Étudiant — NM1 (1P avec identifiant national), DMG (Démographie), REF (SSN, student ID).
• Institution émettrice — N1 (BL = Place / Building), N3/N4.
• Cursus — boucle LX avec ASM (Academic Summary), CRC (Conditions Indicator), CRS (Course Detail).
• Dates — DTP (qualifier 102 = Issue Date, 103 = Effective Date).
• Summary — SE.

Pièges courants

• FERPA : le 130 transporte des informations académiques ; la transmission doit respecter FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act) avec consentement explicite de l'étudiant.
• SSN sensible : éviter le SSN dans NM109 ; préférer un identifiant national education (NSC ID) ou un GUID propre à l'institution.
• Format note : les notes sont transmises selon le système de l'établissement (lettre, numérique, GPA 4.0) ; le récepteur doit appliquer son équivalence.

Transactions liées

• 131 — Student Educational Record (Transcript) Acknowledgment
• 146 — Request for Student Educational Record (Transcript)
• 147 — Response to Request for Student Educational Record (Transcript)
• X12 — Hub

Documentation

Le code 130 et le nom Student Educational Record (Transcript) sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. Le PESC publie des standards XML qui ont largement remplacé le 130 dans le supérieur, consultables sur pesc.org.