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X12 131 — Student Educational Record (Transcript) Acknowledgment

Le 131 acquitte un 130 reçu : confirme la réception du transcript et signale les anomalies de contenu côté institution destinataire.

Objet

Le 131 ferme la boucle du transfert de transcript : l'institution destinatrice confirme avoir reçu le 130, ou signale les problèmes — étudiant non identifiable côté récepteur, parcours incomplet, valeurs incohérentes. Il sert d'audit trail dans les flux institution-à-institution réguliers, et permet à l'émetteur de relancer si le 131 n'arrive pas dans la fenêtre attendue.

Structure d'enveloppe

Le 131 voyage dans un functional group TA (Transcript Acknowledgment). Exemple didactique en 004010 :

x12 example-131.x12 
ISA*00*          *00*          *ZZ*ACMEEMPLOYER  *ZZ*ACMEUNIV      *260514*1100*U*00401*000000131*0*P*>~
GS*TA*ACMEEMPLOYER*ACMEUNIV*20260514*1100*1*X*004010~
ST*131*0001~
BGN*11*ACK-2026-001*20260514~
NM1*1P*1*DOE*JANE****34*123456789~
N1*BL*ACME UNIVERSITY*92*UN-0001~
OTI*TR*TR*TRN-2026-001**20260514*004010*130*1~
SE*6*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000131~

Le BGN ouvre l'acquittement avec code 11 = Acknowledgment. NM1 rappelle l'étudiant, N1 l'institution émettrice. Le OTI (Original Transaction Identification) pointe au 130 reçu via sa date et son numéro de contrôle ST.

Segments courants

  • Header — ST, BGN (Beginning Segment).
  • Étudiant — NM1 (1P).
  • Institutions — boucle N1 (BL = Place, FR = From).
  • Référence au 130 — OTI avec qualifier TR = Transcript.
  • Anomalies — TED (Technical Error Description) facultatif.
  • Summary — SE.

Pièges courants

  • Délai de réponse : certains États imposent un 131 dans les 48 h ouvrées de réception du 130 pour le supérieur public ; calibrer le SLA.
  • Anomalies détaillées : utiliser TED avec un code clair (étudiant inconnu, crédits incohérents) plutôt qu'un rejet global non-actionnable.
  • FERPA encore applicable : même un acquittement peut contenir des informations académiques (extrait du dossier) ; chiffrer le canal de transmission.

Transactions liées

Documentation

Le code 131 et le nom Student Educational Record (Transcript) Acknowledgment sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets.