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X12 568 — Contract Payment Management Report

Le 568 transmet le rapport de gestion des paiements pour un contrat fédéral US : obligations, disbursements, accrued expenditures, soldes.

Objet

Le 568 documente l'état financier d'un contrat fédéral à une date donnée : valeur obligated (encours), disbursed (payé), accrued (engagé non payé), unliquidated (restant à payer). Il alimente la close-out de Treasury et le reporting GAO.

Il est typiquement émis mensuellement ou à chaque milestone par le DFAS (Defense Finance and Accounting Service) ou un agency disbursing office. Acquitté par 997. Suivi en aval du 567.

Structure d'enveloppe

Le 568 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA, GS/GE avec functional group CR, et ST/SE). Exemple didactique en 004010 :

x12 example-568.x12 
ISA*00*          *00*          *ZZ*DFAS          *ZZ*CONTRACTOFFICR*260515*0930*U*00401*000000568*0*P*>~
GS*CR*DFAS*CONTRACTOFFICR*20260515*0930*1*X*004010~
ST*568*0001~
BGN*00*CPMR-W912DY-0099*20260515~
N1*PR*DEFENSE FINANCE AND ACCOUNTING*24*EIN-DFAS~
REF*ZZ*CONTRACT-W912DY26C0099~
DTM*090*20260430~
AMT*OB*4250000.00~
AMT*DI*3850000.00~
AMT*ZZ*400000.00~
SE*9*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000568~

Segments courants

  • Header — ST, BGN.
  • Disbursing Office — N1*PR.
  • Contrat — REF*ZZ.
  • As-of date — DTM*090.
  • Soldes — AMT*OB (obligated), AMT*DI (disbursed), AMT*ZZ (unliquidated).
  • Summary — SE.

Pièges courants

  • Antideficiency : un disbursement excédant l'obligated viole l'Antideficiency Act — le 568 doit refléter cette contrainte arithmétique stricte.
  • Accounting line CLIN : un contrat avec plusieurs CLINs (Contract Line Items) demande un 568 multi-niveau ; un agrégat unique masque les sur/sous-engagements par CLIN.
  • Fiscal year : le fiscal year US (1er oct → 30 sept) doit être respecté ; un 568 à cheval sur deux fiscal years doit séparer les funds.

Transactions liées

Documentation

Le code 568 et le nom Contract Payment Management Report sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.