X12 840 — Request for Quotation
Le 840 transmet une Request for Quotation (RFQ) — items, quantités, délais, conditions — d'un buyer vers ses suppliers pour collecter des quotes commerciales.
Objet
Le 840 documente une RFQ : items demandés (avec specs), quantités, ship-to, conditions de livraison, échéance de réponse. Il est l'amont du processus de procurement formel, avant l'émission d'un PO 850. Il sert la sourcing pour items non-catalog ou pour les bid events.
Il déclenche une réponse 843 (Response to RFQ) des suppliers. Acquitté par 997. Couple typiquement avec un 832 (catalog) pour les items recurrents et avec un 836 dans le contexte gouvernemental.
Structure d'enveloppe
Le 840 voyage à l'intérieur des trois niveaux d'enveloppe X12 (ISA/IEA,
GS/GE avec functional group RQ, et ST/SE).
Exemple didactique en 004010 :
ISA*00* *00* *ZZ*BUYER *ZZ*SUPPLIER *260515*1400*U*00401*000000840*0*P*>~
GS*RQ*BUYER*SUPPLIER*20260515*1400*1*X*004010~
ST*840*0001~
BQT*00*RFQ-2026-7711*20260515~
N1*BY*ACME MFG CO*92*BY-001~
N1*ST*ACME WAREHOUSE 42*92*0042~
DTM*002*20260615~
DTM*036*20260530~
PO1*1*100*EA*0.00**UP*012345678905~
PID*F****INDUSTRIAL-GRADE-BEARING-25MM~
SE*10*0001~
GE*1*1~
IEA*1*000000840~Segments courants
- Header —
ST,BQT(Beginning Segment for Request for Quotation). - Buyer / Ship-To —
N1*BY,N1*ST. - Dates —
DTM*002(required delivery),DTM*036(response deadline). - Items —
PO1(avec UPC ou part number),PID(description). - Summary —
SE.
Pièges courants
- Specs ambiguës : une RFQ sans tolerances précises génère des quotes incomparables ; toujours inclure full specs (matériaux, finishes, tolérances).
- Term confusion (FOB/CIF) : oublier les Incoterms entraîne des quotes qui semblent comparables mais portent des coûts différents.
- RFQ vs RFP : RFQ = prix sur specs définies, RFP = solution proposal ; un 840 pour ce qui devrait être un RFP entraîne under-engineered responses.
Transactions liées
Documentation
Le code 840 et le nom Request for Quotation sont publics et listés sur x12.org/products/transaction-sets. La structure complète des loops, qualifiers et code-lists est distribuée par DISA via les Implementation Guides (TR3) propriétaires. ediverse.io ne couvre que les concepts publics, l'enveloppe et des exemples didactiques.