Mode hors ligne KSeF (KSeF offline mode)

Le mode hors ligne de KSeF prévoit comment émettre une facture quand la plateforme nationale est inaccessible, puis la régulariser plus tard.

Définition

Le mode hors ligne (ou mode d'urgence) du KSeF polonais désigne les procédures permettant d'émettre une facture sans validation immédiate par la plateforme, lorsque celle-ci est indisponible (panne, maintenance) ou que l'émetteur ne peut s'y connecter.

Il s'agit d'une soupape de sécurité : l'activité de facturation ne doit pas s'arrêter parce que le système central est momentanément inaccessible.

Fonctionnement

Le principe est celui d'un envoi différé :

• la facture est établie hors ligne selon le format structuré attendu, et remise à l'acheteur ;
• une fois la plateforme de nouveau accessible, l'émetteur la transmet à KSeF pour validation et obtention de son identifiant ;
• cette régularisation doit intervenir dans un délai imparti par la réglementation.

Selon les cas, la facture hors ligne peut comporter des éléments de sécurité (par exemple un code à deux dimensions) permettant à l'acheteur de la vérifier en attendant l'enregistrement définitif.

À savoir

Le mode hors ligne est censé rester exceptionnel : il ne dispense pas de l'enregistrement final dans KSeF, qui reste obligatoire pour conférer à la facture son statut définitif et son Numer KSeF.

Les conditions exactes d'activation, les délais de soumission ultérieure et le contenu des éléments de sécurité dépendent des spécifications officielles polonaises, qui ont évolué au cours du déploiement du dispositif ; il convient de se référer aux règles en vigueur.