Intégrité et authenticité des factures

Toute facture doit garantir d'où elle vient, que son contenu n'a pas changé et qu'elle reste lisible.

Définition

La directive TVA de l'Union européenne impose que, pour chaque facture, soient garanties trois propriétés de l'émission jusqu'au terme de la durée de conservation :

• l'authenticité de l'origine : l'identité du fournisseur ou de l'émetteur est certaine ;
• l'intégrité du contenu : les données obligatoires de la facture n'ont pas été modifiées ;
• la lisibilité : la facture peut être lue par l'homme.

Comment les garantir

La directive laisse l'assujetti libre des moyens. Trois approches sont explicitement reconnues :

• des contrôles de gestion établissant une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison ;
• une signature électronique avancée (profils XAdES, CAdES, PAdES) ;
• l'échange de données informatisé (EDI) assorti de procédures garantissant l'origine et l'intégrité.

À savoir

Ces exigences s'appliquent aussi bien aux factures papier qu'électroniques : l'électronique n'impose pas, en soi, davantage de contraintes. C'est à l'entreprise de démontrer, en cas de contrôle, comment elle assure ces garanties tout au long de la conservation.

Les mandats nationaux de contrôle continu des transactions (CTC) renforcent ces principes en imposant des canaux et formats spécifiques.